HCP Meetings 2023

• Ficha técnica de cada evento de su interés

• Suministro del costo por HCP

• Cotización de tiquetes aéreos, inscripción (según el tipo de registro)

• Ofrecemos entre 3 y 5 opciones de alojamiento cercanas al congreso

• Gestión de Visas y requisitos migratorios para los HCPs invitados

• Contacto telefónico y personal con cada invitado

• Diseño y envío de invitaciones

• Redacción, diseño y envío de cartas personalizadas de formalización del alcance de su invitación al congreso para cada HCP

• Gestión de reservas de alojamiento, contrato con el hotel (si aplica)

• Gestión de Registro y Acreditación (Inscripciones al congreso)

• Envío de confirmación de registro (QR Bar Code) a cada médico

• Diseño y envío de vouchers de alojamiento con Branding de su compañía (para invitados)

• Diseño de la agenda de actividades previstas para el grupo (día a día)

• Diseño de un Manual de Viaje para facilitar el tránsito del HCP con del congreso, la ciudad y la agenda de actividades

• Cotización y propuesta de actividades onsite (almuerzos y cenas de grupo, actividades académicas o científicas como visitas a Planta, visitas guidas, tours, etc)

• Coordinación de la definición de menús y respectiva reserva

• Coordinación del proceso de pago a restaurantes y proveedores

• Coordinación y supervisión de traslados de aeropuerto-hotel-aeropuerto para HCPs

• Asistencia en aeropuertos del país para el check-in al vuelo de cada invitado

• Asistencia para coordinación del viaje de familiares o acompañantes de los HCPs

• Acompañamiento presencial al grupo en la ciudad de destino del evento

• Group Appointment en el centro de convenciones (1 día antes del inicio) para retirar y organizar todos los materiales del grupo (escarapelas, lanyards, morral o bolsa e impresos)

• Entrega personalizada de estos materiales a cada invitado a su llegada a registro al hotel

• Ubicación de elementos de Bienvenida en las habitaciones (tarjetas, souvenirs, gimmicks)

• Asistencia en casos de demora o pérdida de equipaje durante el evento

• Asistencia en caso de enfermedad / accidente en destino para activación del Seguro de Viaje

• Gestión administrativa de facturación y control del Expense asignado al evento

• Encuestas de Satisfacción a participantes

• Informes gerenciales del cierre del evento

Nuestros servicios de CME Meetings liberan todo su tiempo y energía dedicada usualmente alrededor de cada evento.

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